Selbstständig als Fotograf oder Fotografin zu arbeiten, ist dein Traum? Du willst mit deiner Leidenschaft Geld verdienen? Großartig! Dann solltest du wissen, wie du rechtssicher Rechnungen erstellst – denn das gehört zu deinem Business-Alltag einfach dazu. Welche Angaben sind Pflicht? Was musst du beachten? Hier findest du alle wichtigen Infos, kurz und kompakt zusammengefasst.
Wichtige Basics zum Umgang mit Rechnungen
Rechnungen 10 Jahre aufbewahren – am besten digital und zusätzlich in Papierform
Ausgangsrechnungen = Rechnungen, die deine Kund:innen für deine Leistungen oder Produkte bekommen (und bezahlen müssen)
Ordnung ist alles: Erstelle ein strukturiertes Ordnersystem (z. B. nach Jahren und Monaten) – wir nutzen dafür Dropbox und geben unserem Buchhalter Zugriff
Geschäftskonto anlegen: So trennst du private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben. Das spart Zeit und Geld beim Buchhalter
Pflichtangaben auf deiner Rechnung
Damit deine Rechnung rechtlich korrekt ist, müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Dein Name bzw. Firmenname und Adresse
- Name und Adresse deiner Kund:innen
- Leistungsdatum (Wann hast du fotografiert?) und Ausstellungsdatum (Wann wurde die Rechnung erstellt?)
- Rechnungsgrund (z. B. Hochzeitsreportage, Paarshooting, etc.)
- Beträge in brutto und netto
- Mehrwertsteuer in Prozent
- Gesamtbetrag
- Deine Bankverbindung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
📌 Wichtig: Als Unternehmer:in bist du verpflichtet, spätestens 6 Monate nach erbrachter Leistung eine Rechnung auszustellen. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, muss der Umsatzsteuerausweis mit drauf.
Besonderheit für Kleinunternehmer:innen
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst (d. h. weniger als 22.000 € Umsatz im Vorjahr), musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. In dem Fall gehört folgender Satz auf jede Rechnung:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Tipps für’s Design deiner Rechnung
Auch eine Rechnung kann professionell aussehen – und sollte zum Look deiner Marke passen:
- Verwende dein Logo
- Nutze deine Brandfarben
- Achte auf eine lesbare Schriftart
- Gestalte alles klar strukturiert
- Wir empfehlen dir, mit einer Vorlage zu arbeiten – z. B. für Excel oder Numbers
Rechnungsvorlage downloaden (für Numbers und Excel)
Kostenloser Online-Kurs für Fotograf:innen
Du willst tiefer einsteigen in Themen wie Steuern, Kleingewerbe und Selbstständigkeit? Dann hol dir unseren kostenlosen Online-Kurs für Fotograf:innen! Darin zeigen wir dir alles, was du für deinen Start in die Selbstständigkeit wissen musst.
Fazit:
Rechnungen zu schreiben ist keine Raketenwissenschaft – aber es gibt ein paar wichtige Regeln, die du beachten solltest. Wenn du sauber arbeitest und die Pflichtangaben kennst, hast du schon die halbe Miete. Und mit einem professionellen Design machst du auch gleich einen besseren Eindruck bei deinen Kund:innen.
