Wie archiviert ihr eure Fotos? Datensicherung für Hochzeitsfotografen

Ich bin diesem Thema zu lange aus dem Weg gegangen, weil es mir zu technisch ist. Meine Liebe zur Fotografie ist nicht technischer Natur, sondern eher emotionaler. Heute weiß ich, dass auf professioneller Ebene kein Weg an einem guten System für die Archivierung der Fotos und Videos herum führt.

In diesem Beitrag werden wir zeigen

1. wie unser Workflow aussieht
2. was uns bei der Datensicherung wichtig ist
3. wie lange wir Fotos speichern
4. wie wir langfristig archivieren
5. welche BackUps es gibt

Nicht selten melden sich Kunden und Kundinnen nach einigen Jahren bei uns, die keinen Zugriff mehr auf ihre Daten haben, mit der Bitte, ihnen nochmal die Fotos zuzuschicken. In der Vergangenheit musste ich dafür externe Festplatten durchzusuchen, um die entsprechenden Daten zu finden. Das ist weder professionell, noch effizient.

Wir haben daher definiert, was uns bei der langfristigen Datensicherung wichtig ist. Ich denke, dass sind die Mindestanforderungen, an jedes professionelle Foto- und Videobusiness.

1. Es muss einfach sein und automatisiert sein.
2. Wir wollen alle ausgelieferten Fotos und Videos (als bearbeitete Jpegs und unbearbeitete RAWS) zeitlich unbegrenzt sichern.
3. Es muss ein räumlich getrenntes BackUp von allen Daten geben.
4. Wir wollen mobil schnell auf alle Daten zugreifen können.
5. Das System muss redundant funktionieren. Fällt eine Festplatte aus, dürfen die Daten nicht weg sein.

Vorab, wir arbeiten unterwegs auf einem MacBook Air 15“ M2 2023 und im Büro mit einem Mac Studio M2 Ultra + Studio Display.
Selbstverständlich nutzen wir Kameras mit 2 Kartenslots, um sofort während der Arbeit ein BackUp zu haben. Aktuell fotografieren wir mit der Canon EOS R6.

Unsere Wahl für die langfristige Archivierung viel auf zwei Synology DS1522 plus: https://amzn.to/44yQWIh

Sowie auf diese SEAGATE NAS Festplatten: https://amzn.to/4b9WhZg

Hier die Kosten für alles aufgelistet:

2x 649€ für das Synology NAS DS 1522+
3x 399€ für die SEAGATE NAS HDD Festplatten 18 TB
1x 420€ für die SEAGATE NAS HDD Festplatte 20TB

Hier meine persönlichen Gründe für Synology:

1. Benutzerfreundlichkeit: Einfache Einrichtung und Verwaltung.
2. Automatisierte Sicherungen: Mit automatisierten Backup-Zeitplänen können Daten zu festgelegten Zeiten gesichert werden.
3. Datensicherheit: RAID-Konfigurationen bieten Schutz vor Festplattenausfällen.
4. Erweiterbarkeit: Zusätzliche Festplatten können einfach hinzugefügt werden, um den Speicherplatz zu erhöhen.
5. Kostenersparnis: Langfristig geringere Kosten als bei einigen Cloud-Backup-Anbietern.
6. Support: Es gibt guten technischen Support bei Problemen.
7. Zugriff von überall: Zugriff über Synology QuickConnect.

Die Hardware und Software empfand ich als intuitiv nutzbar. Bei der Einrichtung der Software war ich dennoch froh, einen Spezialisten an meiner Seite zu haben. Du kannst dich direkt an Synology wenden und du bekommst jemanden zugewiesen, der dir bei der Einrichtung hilft.

Ein Synology System mit den drei 18 TB Festplatten steht bei uns im Büro, der andere mit einer 20TB Festplatte an einem anderen Ort.

Wenn wir Fotos oder Videos bearbeiten, machen wir das nach wie vor auf externen SSD Festplatten, die wir auf Reisen dabei haben. Wir nutzen dafür diese von Samsung: https://amzn.to/4bsG1SU

Beide Synology sind via Netzwerkkabel mit dem Router verbunden. Ich kann über unser Wifi spontan auf beide Synology zugreifen.

Zum Backup: Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist und alle Fotos ausgeliefert sind, verschieben wir das Projekt über unser WLAN auf den Synology bei uns im Büro. Dieser spiegelt automatisch alle Daten auf den an einem anderen Ort befindlichen Synology. Sollte irgendwas mit unserem Synology hier vor Ort passieren, existiert nach wie vor das BackUp an einem anderen Ort.

Nach jeder Hochzeit speichern wir alle Daten auf mindestens zwei unterschiedlichen Festplatten, die wir jeweils an unterschiedlichen Orten platzieren. Auf Reisen könnte eine Festplatte im Auto liegen und die andere im Rucksack. Zusätzlich erstellen wir sofort vor Ort in Lightroom Smart Previews, die wir in unserer DropBox online ablegen.

Wir archivieren ALLE entstandenen RAWs einer Hochzeit und alle Videodateien für ungefähr ein Jahr lang nach der Auslieferung. Sollte es bis dahin keine Rückfragen gegeben haben, löschen wir alle Fotos, die nicht ausgeliefert wurden. Alle anderen heben wir zeitlich unbegrenzt auf.

Es kommt vor, dass wir Fotos nach einigen Jahren neu bearbeiten wollen. Daher heben wir nicht nur die bearbeiteten Jpegs, sondern auch die RAW Dateien zeitlich unbegrenzt auf.

Alle bearbeiteten und ausgelieferten Fotos sichern wir zusätzlich online in unserer Online-Galerie bei PicTime.