24. Januar 2021

5 Tipps für mehr Produktivität und Effektivität

Zu Beginn unserer Selbstständigkeit haben wir einfach darauf los gearbeitet. GaryVee steht für den Hustle-Lifestyle und lässt uns daraus schließen: Wer viel arbeitet, ist ein besserer Unternehmer und wird mehr Erfolg haben. Ich möchte nicht generell widersprechen, denn der Sprung in die Selbstständigkeit erfordert viel harte Arbeit und Fokus. Im Prinzip sind wir damals einfach nur schnell in eine Richtung gelaufen, Kopf runter, ohne nachzudenken. Im Nachhinein wissen wir, dass wir uns zu wenig Zeit dafür genommen haben, mal nachzudenken. Erst später haben wir viele spannende Ansätze gelernt, die uns dabei halfen, produktiver und effektiver als selbstständige Fotografen zu arbeiten. Work smarter, not harder. Heute wissen wir, es geht nie darum, einfach nur viel zu arbeiten. Wer effektiv arbeitet, arbeitet vor allem selektiv. Es geht also darum, Entscheidungen zu treffen. Woher weiß ich aber, was wichtig ist? Diese und weitere Fragen besprechen wir in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

    1. Organisation

    Zunächst solltest du Struktur in deinen Alltag bringen. Wer Überblick über seine Aufgaben behält, sich Prioritäten setzt und diese konsequent verfolgt, schafft mehr und verbessert die Ergebnisse. Das geht zum Beispiel mit der klassische ToDo-Liste. Sie ist einfach in der Umsetzung und hilft dabei, den Überblick zu behalten, was (noch) zu tun ist und schon erreicht wurde. Wir Menschen denken und lernen visuell, es ist also wichtig, dass du schreibst. Du vergisst dadurch weniger und die Notizen helfen dir dabei, deine Gedanken zu sortieren, zu bewerten und zu priorisieren. Ich habe immer mehrere Notizbücher bei mir, um jeden wichtigen Gedanken, jede Idee sofort zu ordnen und aufschreiben zu können. Es ist außerdem sinnvoll, sich nicht nur Gedanken über die kleinen und täglichen Aufgaben zu machen. Gibt es größere und längerfristige Projekte, die du schon lange umsetzen wolltest? Es wird dir helfen, große Herausforderungen in kleinere Aufgaben zu zerteilen. Erfolgserlebnisse treten dadurch schneller ein und es fällt dir leichter, überhaupt loszulegen. Wir nutzen im Team die digitale ToDo-Liste Asana. Dadurch können wir und unser Team von überall auf die Liste zugreifen und diese bearbeiten. Zur Organisation und Ordnung gehört neben deinem Arbeitsplatz auch deine digitale Arbeitsfläche, der Desktop. Du solltest immer den Überblick haben und alles um dich herum logisch sortieren. So hast du schnellen Zugriff, auf die Werkzeuge, die du brauchst, um eine Aufgabe zu erledigen. Um eine neue Podcastfolge aufzunehmen oder am Macbook zu schneiden, müssen wir fast nichts tun. Alles steht bereit, ist eingestellt und sortiert. Sobald du für jede wichtige Aufgabe erst alles neu suchen oder sortieren musst, geht viel Zeit und Motivation verloren.

    Tipp: Mit den größten Herausforderungen beginnen!

    Brian Tracy schreibt in seinem Buch “Eat that Frog“, dass erfolgreiche Menschen nicht versuchen alles zu erledigen. Sie lernen stattdessen, sich auf die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben zu konzentrieren. In unseren Augen das beste Buch über Produktivität und Effektivität.

    “Für jede Minute, die du in die Organisation gesteckt hast, wirst du eine Stunde an Arbeit sparen.”

    Earl Nightingale

    2. Routinen

    Bringst du dich jeden Tag in die Position, um gute Arbeit abliefern zu können? Wie du in den Tag startest, kann darüber entscheiden, ob du dich schwierigen Aufgaben stellst oder ob du sie zur Seite schiebst. Viele unterschätzen das. Uns helfen Routinen dabei, Kraft und Motivation für den Tag zu sammeln. Kleinigkeiten sind entscheidend! Wenn du dich den kleinen Herausforderungen des Tages stellst, schaffst du auch die großen Aufgaben. Außerdem solltest du herausfinden, zu welcher Tageszeit du am produktivsten arbeitest. Manche Menschen sind eher Nachtaktiv, andere fühlen sich am Morgen bereit für ihre Aufgaben. Probier dich aus und nutze dieses Wissen. Wenn du am Morgen sehr motiviert und produktiv bist, dann lege dir deine persönliche Arbeitszeit genau dort hin. Plane am Vormittag nichts ein, lege potentielle Ablenkung bei Seite (zum Beispiel das Smartphone) und mache dir diese Zeitspanne zur Gewohnheit.

    Tipp: Den Arbeitstag schon vorher planen!

    Es kann von Vorteil sein, wenn du deinen Arbeitstag am Abend zuvor planst. So kannst du dich gedanklich schon auf alles, was am nächsten Tag ansteht, vorbereiten und du verschwendest deine produktivste Phase nicht mit planen. Warum du die schwierigste Aufgabe zuerst erledigen solltest, erfährst weiter unten.

    3. Die 80/20 Regel

    Eine Möglichkeit deine Aufgaben und Ziele besser zu sortieren bietet das Pareto Prinzip. Vilfredo Pareto hat festgestellt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden. Wer ein 100-prozentiges Ergebnis erreichen will, muss unverhältnismäßig mehr Aufwand betreiben. Diese Erkenntnis ist auf fast alle Lebensbereiche anwendbar: Für deinen Erfolg sind nur einige wenige Dinge wirklich wichtig. Statt nach Perfektion zu streben, solltest du versuchen die Kernaufgaben zu identifizieren und zu erledigen. Wir vergeuden viel Zeit mit Tätigkeiten, die uns unseren Zielen vielleicht näher bringen, aber nicht maßgeblich.

    Auf Wikipedia kannst dazu folgende Ergänzung lesen: Vilfredo Pareto untersuchte 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Im Jahr 1989 wurde festgestellt, dass 20 % der Bevölkerung 82,7 % des Weltvermögens besitzen. Daraus leitet sich das Paretoprinzip ab. Es besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von rund 20 % erledigen lassen, sodass 80 % aller Probleme gelöst werden.

    Beispiel 1: Die richtigen Kunden
    Rund 80 Prozent des Umsatzes stammen in der Regel von 20 Prozent der Kunden.

    Beispiel 2: Internet
    Rund 80 Prozent des gesamten Online-Verkehrs konzentrieren sich auf 20 Prozent der Websites

    Du solltest die Zahlen des Pareto Prinzips nicht auf die Goldwaage legen oder prüfen. Es geht nicht darum, ob die Zahlen immer greifen oder nicht. Die entscheidende Erkenntnis sollte sein, herauszufinden, welche Aufgaben dich deinem Ziel wirklich näher bringen. Oft siehst du schon auf den ersten Blick, was tatsächlich wichtig ist und zum Ergebnis beiträgt und welche anderen Aufgaben zwar viel Zeit kosten, aber wenig zusätzlichen Nutzen bringen.

    4. Das Eisenhower Prinzip

    Dwight D. Eisenhower hat ein System entwickelt, das uns hilft, unsere Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit anzuordnen. Es gibt vier Quadranten in der so genannten Eisenhower-Matrix.

    1. Wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
    2. Wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
    3. Nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
    4. Weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

    Diese Matrix kannst du dir täglich, wöchentlich oder monatlich skizzieren, um deine Aufgaben nach Prioritäten zu filtern.

    5. Die richtigen Fragen

    Die Qualität einer Antwort, wird von der Qualität der Frage bestimmt. Wenn du die falschen Fragen stellst, bekommst du die falschen Antworten. Nur weil du eine Aufgabe auf deine ToDo-Liste schreibst, heißt das noch lange nicht, dass sie dich überdurchschnittlich weiter bringt. Du musst nicht jede einzelne Aufgabe erledigen, um herausragende Resultate zu erzielen, weil meistens nur eine kleine Anzahl von Handlungen entscheidend ist, um Tag für Tag hohe Ziele erreichen zu können. Wie kannst du herausfinden, welche Aufgaben die höchste Priorität haben?

    Buchtipp: “The One Thing” von Gary Keller

    Die Fokusfrage: Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, damit alles andere einfacher oder sogar überflüssig wird. Die New-York-Times-Bestellerautoren Gary Keller und Jay Papasan verraten, wie es gelingt, den Stress abzubauen und die Dinge geregelt zu bekommen – mit einem klaren Fokus auf das Entscheidende: The One Thing. Das Buch enthält viele wertvolle Tipps und Listen, die helfen produktiver zu werden, bessere Ergebnisse zu erzielen und leichter das zu erreichen, was man wirklich will.

    Beispiele:

    • Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, meine Fähigkeiten im Bereich XY zu verbessern?
    • Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, um mehr Freizeit zu haben?
    • Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, um effektiver zu arbeiten?
    • Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, um die Kundenerfahrung zu verbessern?

    Mach es dir zur Gewohnheit, dir die Fokus-Frage immer wieder zu stellen.

    Haben wir etwas vergessen oder hast du Ergänzungen? Schreib es in die Kommentare, damit es alle anderen auch lesen können. 

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